Bouwprojecten die de voorziene planning haarfijn volgen en waarvan het budget achteraf tot op enkele euro’s na blijkt te kloppen. Ze zijn een zeldzaamheid. Wordt er dan geen goed werk geleverd? Uiteraard wel, maar feit is dat meer dan 90% van alle bouwwerven vertraging oplopen of niet binnen het budget blijven. De oorzaak? Fouten en inefficiënties, klein en groot. De kunst bestaat erin ze zo goed mogelijk te vermijden. En dat kan soms eenvoudiger dan je zou denken …
Elk jaar gaan miljarden euro’s in rook op door fouten en inefficiënties. Dat heeft heel wat gevolgen. Werven kunnen de planning niet volgen, bouwheren worden ongeduldig en extra faalkosten dringen zich op. Dit laatste zorgt ervoor dat de reeds flinterdunne marges in de bouwsector nog dunner worden. In cijfers: de wereldwijde bouwsector vertegenwoordigt elk jaar 10.000 miljard dollar, maar daarvan gaat 1.600 (!) miljard dollar verloren door inefficiënties.
Een overzicht van de meest voorkomende inefficiënties en fouten is noodzakelijk. En dus legden we ons oor te luisteren bij tientallen bouwprofessionals van verschillende bedrijven. Dit uitgebreide onderzoek leverde onderstaande pijnpunten op.
Inefficiëntie / fout 1: Verkeerd materiaalgebruik
Elk bouwmateriaal heeft specifieke eigenschappen. Je kan ze dus enkel gebruiken voor de toepassingen waarvoor ze geschikt zijn. Dat lijkt de logica zelve. Toch wordt op tal van werven nog al te vaak tegen deze basisregel gezondigd. Enerzijds zorgt het gebruik van de verkeerde materialen ervoor dat het bouwproject niet volgens de regels van de kunst uitgevoerd wordt, anderzijds leidt de oplossing van het probleem tot vertragingen en bijkomende kosten.
Een voorbeeld: er gaan harde (beschermings)buizen in de grond waar er eigenlijk flexibele gebruikt moesten worden. De kans dat (zwaar) werfverkeer deze buizen vervolgens kapot rijdt, is in dit geval groot. (Deels) herbeginnen is onvermijdelijk en dat lijdt noodgedwongen tot vertraging. Ben je je van geen kwaad bewust en pak je het probleem niet aan tijdens de bouwfase? Dan zijn de gevolgen op lange termijn nog veel groter.
Inefficiëntie / fout 2: Slechte communicatie
Zonder communicatie loopt het vroeg of laat verkeerd. Dat is in elke sector zo en zeker ook in de bouw. Hoe meer partijen er betrokken zijn, hoe groter het risico op ‘miscommunicatie’. Een werf is allerminst een eenmansproject. Integendeel, verschillende op te leveren taken zijn vaak afhankelijk van elkaar. Aannemers, leveranciers, verhuurders, collega’s, ‘den bureau’, … allemaal dragen ze hun steentje bij, maar allemaal kunnen ze er ook voor zorgen dat het fout gaat. Hoe dan? Door niet, niet genoeg, verkeerd of onvolledig te communiceren. Dat geldt zowel op de werf (intern) als tussen de werf en daarbuiten (extern).
De meest gemaakte communicatiefouten? Snel-snel boodschappen doorbellen, zonder die schriftelijk vast te leggen. Informatie versnipperd doorgeven in plaats van tijdens één duidelijke briefing. Verkeerde of onvolledige info verstrekken. Gebrek aan uniformiteit doordat communicatie vanuit verschillende hoeken komt, …
Elk van deze communicatiefouten kan leiden tot fouten op de werf. Die gaan van de verkeerde uitvoering over het niet volgen van de planning tot de onbeschikbaarheid van het juiste materiaal op de juiste plaats. Bij het oplossen van die problemen (en van de bijhorende ergernissen) gaat onnodig tijd verloren. Dat tijdverlies kan je echter beperken door, jawel, goed te communiceren.
Inefficiëntie / fout 3: Gebrekkige voorbereiding
Op een werf gonst het van bedrijvigheid, maar voor het zover kon komen, werd er heel veel berekend, onderhandeld, besteld, overlegd, gepland en eventueel ingehuurd. Voorbereiding is het halve werk en dat is bij bouwprojecten niet anders. Als vóór de opstart van een werf al fouten gemaakt werden of onnauwkeurig gewerkt werd, dan heeft dat vroeg of laat een impact op de werf zelf.
De fouten uit de voorbereidende fase die tijdens onze interviews naar voor kwamen, waren niet op één hand te tellen: onrealistische planningen, verkeerde kostenberekeningen, gebrekkige voorstudies (bijvoorbeeld van de stabiliteit), onnauwkeurige opmetingen, te weinig vrijgemaakte resources, te late bestelling van materiaal, ontbrekende of onaangepaste machines, …
Inefficiëntie / fout 4: Onvoldoende kennis
Grondwerkers besturen graafmachines met de vingers in de neus, kraanmannen verplaatsen materialen veilig en zetten ze op de centimeter juist neer, metsers trekken muren op volgens de regels van de kunst, … En toch komt het voor dat de juiste persoon voor een job niet op de werf te vinden is. Slechte planning? Verkeerde inschatting van de uit te voeren werken? Met een grondige voorstudie kan je dergelijk gebrek aan kennis, skills en mankracht vermijden.
Inefficiëntie / fout 5: Geringe afspraken voor levering van ingehuurde machines
Ingehuurde machines zijn op veel werven onmisbare schakels voor het vlotte verloop van de werken. Tegelijk kunnen ze een bron van ergernis en inefficiëntie zijn. Er kan namelijk wel wat misgaan bij het inhuren van bouwmachines en materieel, zeker als de communicatie weinig gestructureerd verliep en niet gedocumenteerd werd. Een bestelling bevestigen met een eenvoudig telefoontje? En een paar dagen later nog een wijziging of bijkomende instructies via een whatsappje? Het maakt de baan vrij voor misverstanden, met onvermijdelijke vertragingen als collateral damage.
Leveringen van een verkeerde machine, op de verkeerde locatie en op het verkeerde moment (te vroeg of te laat). Ze blijken schering en inslag te zijn. Ook hier ligt de sleutel in duidelijke communicatie, en in de schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken.
Inefficiëntie / fout 6: Verschillen tussen de theorie en de praktijk
Geen bouwproject zonder plan en geen plan zonder opmetingen en berekeningen. Het neemt niet weg dat wat op papier en op plan staat lang niet altijd overeenkomt met de realiteit. Die afwijkingen – hoe klein ze ook mogen zijn – kunnen grote gevolgen hebben bij de uitvoering en voor heel wat tijd- en geldverlies zorgen.
Zo kan een kabel die volgens het plan 100 meter lang moet zijn en effectief in die lengte op de juiste plaats en op tijd werd geleverd in de realiteit toch een probleem worden. Bepaalde omstandigheden kunnen er namelijk voor zorgen dat de kabel eigenlijk minstens 103 meter lang moet zijn. Wat marge voorzien zou de oplossing kunnen zijn, maar dat zorgt dan weer voor extra kosten. Anticiperen, checken en dubbelchecken is dus de boodschap.
Inefficiëntie / fout 7: Onduidelijke rolverdeling
Wie doet wat, waar en wanneer? Het is het uitgangspunt van elk project, in elke sector. De toewijzing van verantwoordelijkheden is essentieel. Gebeurt dat niet, of is er geen duidelijk overzicht, dan worden beslissingen niet genomen, te laat genomen of misschien wel dubbel genomen. Denk aan een machine die ingehuurd wordt door de planningsdienst en daarna ook nog eens door een werfleider. Net als de initiële rolverdeling blijft ook de regelmatige interne afstemming dus een absolute must.
Inefficiëntie / fout 8: Te weinig digitalisering en automatisering
Een kraanman die zijn gewerkte uren op een stukje papier schreef en die daarna manueel liet optellen door iemand anders. Zo ging het er vroeger op veel werven aan toe, en helaas vandaag hier en daar soms nog. De digitaliseringstrend is nochtans jaren geleden al ingezet, ook in de bouw. Door je administratieve processen te automatiseren, werk je niet alleen efficiënter op en naast de werf. Je verkleint ook de kans op fouten en misverstanden doordat alles netjes gedocumenteerd is en voor iedereen vlot toegankelijk is.
Inefficiëntie / fout 9: Afmelding van ingehuurde machines
Een machine die je niet langer nodig hebt, maar die op de werf blijft staan, staat in de weg en kost vooral geld. De oorzaak ligt vaak bij een gebrek aan communicatie of onduidelijke afspraken bij de huurder. Op de werf denken ze dat de planningsdienst de machine wel zal afmelden, terwijl ze op de planning wachten op een seintje van de werfleider …
Weinig verhuurders gaan ook proactief contact opnemen met de huurder wanneer de huurtermijn verstreken is (vaak staat er zelfs geen einddatum in het huurcontract). Gemakshalve gaan ze ervan uit dat de klant zijn machine langer nodig heeft dan voorzien en wordt de huurperiode (stilzwijgend) verlengd. Als dat ten onrechte gebeurt, voel je het ongenoegen van beide partijen komen. De huurder kijkt tegen een hogere factuur aan, terwijl de verhuurder zijn machine ondertussen had kunnen verhuren aan iemand anders.
Inefficiëntie / fout 10: Moeizaam beslissingsproces
Knopen doorhakken, alternatieven bedenken, inspelen op het weer, materialen (bij)bestellen, (extra) mankracht inzetten, … Zelfs al verliep de voorbereiding nog zo goed, op een werf worden elke dag beslissingen genomen. Althans als duidelijk is wie de beslissingnemers zijn … In het andere geval wordt te traag (of in het slechtste geval niet) beslist. Ook dan weer dringen beslissingen zich op: over hoe het probleem kan opgelost worden, over hoe de achterstand kan weggewerkt worden of over hoe beslissingen de volgende keer wel genomen worden wanneer dat moet. Besluit: vooraf bepalen wie je beslissers zijn, is een noodzaak.
Inefficiëntie / fout 11: Verantwoordelijkheid over materiaal
Een vaak aangehaalde bron van frustratie is chaos op de werf door verloren materialen. Niet alle arbeiders hebben namelijk evenveel respect voor andermans materiaal. Zo raakt het beschadigd of gaat het soms zelfs verloren. In principe is het de taak van de werfleider of ploegbaas om zijn collega’s op hun verantwoordelijkheid te wijzen, maar vaak vindt die dat respectvol omgaan met materiaal een vanzelfsprekende attitude is. Voor handjes vasthouden is het te laat … Het gevolg is wel dat het lakse gedrag zorgt voor ergernissen, maar vooral voor extra kosten, tijdverlies en daarenboven onveilige werkomstandigheden.
