(Bouw)projecten mogen nog zo mooi, vernieuwend of kwalitatief zijn, als ze niet winstgevend zijn, wordt dat op termijn een huizenhoog probleem voor de gezondheid van eender welk bedrijf. Bij de (voor)calculatie is de winstgevendheid dan ook een essentiële factor. Maar is de initieel berekende marge ook de uiteindelijke marge? Dat kom je pas te weten bij de finale berekening na de oplevering: de nacalculatie. Niet zelden levert die (meestal onaangename) verrassingen op. Waar die vandaan komen, leggen we uit in dit artikel.
Je nacalculatie leert je hoeveel winst je op het einde van de rit overhoudt. In het algemeen, maar ook per kostenpost. Deze gedetailleerde eindbalans is zeer nuttig om te weten aan welke punten je in de toekomst extra aandacht moet besteden. Want dat er verschillen zitten tussen de initiële calculatie en de finale calculatie, is een feit. Waar het op aankomt, is de oorzaken van deze verschillen in kaart te brengen … en ze op te lossen. Niet in het minst door je administratie en interne communicatie te digitaliseren.
Prijsverschillen versus efficiëntieverschillen
Hoe beter de administratie van je projecten, hoe betrouwbaarder het eindbeeld. Wanneer bepaalde materialen niet of verkeerd geboekt worden of werkuren niet of te laat ingegeven worden, ga je appels met peren vergelijken. De verschillen die je op deze manier detecteert, zijn dus geen basis waarop je verder kan bouwen. We laten ze hier dus buiten beschouwing, weliswaar met de belangrijke tip om te waken over de efficiëntie van je administratie (en communicatie). De digitalisering van je processen heeft op dat vlak een enorme meerwaarde.
Wel een betrouwbare basis bij de nacalculatie zijn prijsverschillen en efficiëntieverschillen. De eerste spreken voor zich: het is de afwijking van de uiteindelijke inkoopprijs ten opzichte van de calculatieprijs. Hoe meer tijd er tussen de offerte en de uitvoering zit, hoe groter dat verschil. Zorg er dus voor dat je prijsstijgingen in materialen en uurlonen kan doorbelasten. Efficiëntieverschillen ontstaan wanneer de ingeschatte hoeveelheden (zowel qua materiaal als uren) achteraf niet overeenkomen met de realiteit. De oorzaak daarvan kan bij een menselijke (reken)fout liggen, maar ook bij een te optimistisch scenario of bij de grotere complexiteit van de uit te voeren werken.
Bezint eer ge begint …
Zoals wel vaker geldt bij bouwprojecten dat de voorbereiding even belangrijk is als de uitvoering. Hoe meer tijd je dus besteedt aan de calculatie en hoe gedetailleerder je kostenberekeningen zijn, hoe groter je kans dat een project winstgevend zal zijn. Rocket science is dat niet, en toch duiken tijdens de nacalculatie nog vaak verrassingen op. Hieronder lijsten we een aantal fouten op die ertoe kunnen bijdragen dat de marge uiteindelijk onder de verwachtingen blijft, of een project achteraf zelfs verlieslatend blijkt te zijn.
Fout 1: Te scherpe calculatie
Hoe scherper je offerteprijs, hoe meer kans je maakt om een project of tender ook binnen te halen. Dat begrijpt zelfs het kleinste kind. Alleen kan scherp ook te scherp worden, Belangrijk is hoe je aan die scherpe prijs komt, Hou je je marges op alle materiaalkosten zo klein mogelijk, dan begeef je je op glad ijs. Zeker in een sector als de bouw, waar fouten en efficiënties er niet zelden voor zorgen dat dunne marges nog dunner worden. Voldoende buffer voorzien bij de calculatie is dus de gouden regel. In het andere geval is de kans groot dat je bij de nacalculatie ontgoocheld achterblijft.
Het is trouwens een misverstand dat de winstgevendheid van een project enkel verloren gaat tijdens de werken (door inefficiënties). Onrealistische, onnauwkeurige en onvolledige kostenberekeningen in de offertefase zijn minstens een even grote bedreiging voor de marges.
Fout 2: Verkeerde uitgangspunten
Elke calculatie vertrekt van een aantal vooraf bepaalde gegevens: de aard van de werken, de omvang, de locatie, de timing, … Maar naast ‘wat’ er gedaan moet worden, is ook ‘hoe’ en ‘door wie’ essentieel. Zo kan je eigen mensen, middelen en machines inzetten, maar die ook inhuren. Dat was wellicht ook in vorige projecten zo. Als je de verhouding tussen het gebruik van interne en externe resources echter nooit hebt gedigitaliseerd en geen historische data hebt over de inhuurkosten, zal de ‘toevalsfactor’ in je berekeningen te groot zijn. Kennis van je eigen processen en de interne planning is dus een must. Anders ga je er misschien van uit dat je eigen machines zal kunnen inzetten, terwijl die al ingezet worden op een ander project. Het spreekt voor zich dat inhuren dan duurder zal uitvallen dan ‘eigen gebruik’.
Alles in de hand hebben bij de initiële calculatie kan je nu ook weer niet. Zo gebeurt het al eens dat de werfleiding tijdens een project afwijkt van het plan door extra materialen of machines te gebruiken. Een ramp is dat niet, maar wees er niet blind voor. Als deze aanpassingen op tijd gecommuniceerd worden tussen de werfleiding en de planningsdienst, kan je dit meenemen in de nacalculatie. Ook hier weer geldt: hoe meer historische data en gegevens voorhanden, hoe minder misverstanden en verrassingen achteraf.
Fout 3: Gebrek aan transparantie
Tijdens de calculatie worden bepaalde kostenposten soms te vaag omschreven. Dat zorgt voor onduidelijkheid, weinig transparantie en een gebrek aan overzicht. Bovendien levert het een probleem op bij de nacalculatie. Hoe kan je namelijk de finale vergelijking maken met de initiële calculatie als je niet exact weet wat in welke kostenpost zat? It’s in the details!
Fout 4: Lastminutewijzigingen
Een offerte is pas finaal wanneer ze verstuurd wordt naar de opdrachtgever. Vaak moet dat voor een bepaalde datum, maar even vaak worden kort voor de deadline nog een aantal wijzigingen doorgegeven. Dat ene mailtje of telefoontje dat last minute binnenloopt, kan heel wat werk met zich meebrengen. Bijkomende materialen, andere hoeveelheden, inhuur van extra machines, meer arbeidsuren, … Al deze factoren moeten in extremis meegenomen worden in de calculatie. Dat dan al eens een bepaalde kost vergeten wordt of een rekenfout gemaakt wordt, hoeft niet te verbazen. Je calculatieteam blijft dus maar best alert tot op het allerlaatste moment. Zijn ze niet zeker van hun stuk? Misschien moet je toch maar uitstel durven vragen in deze gevallen? Last minute, maar dat waren ook de wijzigingen van de opdrachtgever.
Fout 5: Focussen op sterktes en zwaktes negeren
Je kan nooit in alles even goed zijn. Je sterktes ken je perfect en het is een natuurlijke reflex om daarop te focussen. Maar er zijn ook zaken waarin je minder goed scoort. Volgens dezelfde natuurlijke reflex krijgen deze ‘zwaktes’ minder aandacht. Nochtans is het net op deze domeinen dat de foutenmarge het grootst is. Vertaald naar de calculatie betekent dit dat de basis voor de berekening niet overal even accuraat is. De kans dat je ‘ernaast’ zit bij je sterke punten is namelijk veel kleiner dan bij de zaken die niet tot je kernexpertise behoren.
Fout 6: Onderschatting van de arbeidskosten
Hoeveel je van elk materiaal nodig hebt, is met een correct plan en een gedetailleerd lastenboek geen nattevingerwerk. Dat is veel minder het geval voor de inschatting van de arbeidskosten. Is dat dan niet gewoon het aantal personen vermenigvuldigen met de berekende uren en hun uurloon? Nee dus. Bij de calculatie spelen ook de vereiste expertise en ervaring en de eventuele nood aan onderaannemers een rol. Goed nadenken over wie welke werken kan uitvoeren, en binnen welke tijd, is dus een no-brainer. Voerde je in het verleden al zeer gelijkaardige projecten uit? Dan kan de kost per vierkante meter een goede leidraad zijn, maar dat niet alleen.
Fout 7: Elk project willen binnenhalen
Wie wil groeien, moet projecten binnenhalen, maar meer is niet altijd beter. Er is ook nog zoiets als winstgevendheid. Bij projecten die nauw aansluiten op je specialiteit en expertise, zal die wel goed zitten, maar niet alle projecten zijn je op het lijf geschreven.
Voor je een offerte indient, is stap 1 dus de calculatie. Vergeet echter stap 2 niet: inschatten of het sop de kool wel waard is. Deze denkoefening bepaalt mee het verschil tussen winst en verlies. Wil je echt het risico nemen om aan een flinterdunne marge te werken? Is het niet veiliger om op zoek te gaan naar projecten met meer marge? Ambitie is mooi, realistische ambitie nog mooier …
