Sinds jaar en dag wordt overal ter wereld gebouwd. En toch slagen we er na al die tijd nog altijd niet in om een werf probleemloos te laten verlopen. Hoe dat komt? Enerzijds omdat onvoorspelbaarheid nu eenmaal eigen is aan de bouwsector. Anderzijds duiken op elke werf wel fouten en inefficiënties op waarvan je achteraf moet vaststellen dat die eigenlijk vermeden hadden kunnen worden. Heel vaak zijn miscommunicaties en een gebrek aan overzicht de oorzaak. Anno 2020 ligt er nochtans een (pasklaar) antwoord voor het grijpen dat het risico dat het fout loopt tot een minimum herleidt: digitalisering. En dat is geen vergezocht wondermiddel, maar gewoon de realiteit. Ook voor de bouwsector …

Op de werf kan heel wat fout gaan, maar ook ernaast, bijvoorbeeld door miscommunicatie tussen de werfleiding en de interne planningsdienst. Dat legden we uitvoerig uit in onze blog ‘De 11 meest voorkomende fouten en inefficiënties op de bouwwerf’. Ook in onze ‘nacalculatieblog’ ontdekten we hoe een gebrek aan historische gegevens kan leiden tot verrassingen. Veel van de aangehaalde pijnpunten kan je relatief eenvoudig vermijden door je (inhuur)processen, je administratie en je communicatie te digitaliseren. Dat is precies waar we in dit artikel op ingaan. Met twee rode draden: de optimale inhuur van machines en werfmateriaal en de efficiënte opvolging ervan en de stroomlijning van de communicatie tussen de werf en de planning. De slotsom? Tijdwinst, minder fouten, minder ‘onnodige’ huurkosten en overal en altijd een duidelijk overzicht. Dat laatste is onder meer handig bij de (voor)calculatie van je projecten.

Communiceren én documenteren

Uit een snel-snel telefoontje tussen de werf en de planning: “Hallo, met werfleider X. We zullen hier op project Y volgende week nog machine Z nodig hebben. Kunnen jullie daar snel voor zorgen?” “Ok, kan je de specificaties van de machine, de afleverlocatie en de termijn waarvoor je ze nodig hebt nog schriftelijk bevestigen?” “Geen probleem, ik zet het vanavond op mail als ik aan mijn computer zit of kom nog binnen op den bureau.” Enkele dagen later: “Zeg, we staan hier te wachten op machine Z. Wanneer komt die?” “Zeker niet vandaag, je zou nog bevestigen per mail …”

Klinkt dit soort gesprekken je bekend in de oren? Net als de frustraties aan beide zijden en het bijhorende tijdverlies en extra kosten? Je bent zeker niet alleen. Nog al te vaak verloopt de communicatie tussen werfleiders en hun planningsdienst te weinig gestructureerd, gedocumenteerd en gedigitaliseerd. Het zorgt ervoor dat leveringen (of ophalingen) van machines en materiaal niet of te laat gebeuren, maar ook onvolledig, op verkeerde locaties of zonder toegangscode tot de werf. Dit zijn zure, maar vooral dure communicatiefouten, die op de koop toe voor vertragingen zorgen.

Nog problematischer is het wanneer werfleiders zelf machines gaan bestellen zonder via de planningsdienst te passeren. En dat terwijl er misschien wel op dat moment een eigen machine beschikbaar was voor de job. Of de machine al door iemand anders werd besteld. Bij dergelijke ‘decentrale’ inhuur lopen de onnodige huurkosten pas echt hoog op. In het slechtste geval huur je een machine zelfs dubbel in. En dat terwijl je je marge misschien al flinterdun was. In onze blog over de verschillen tussen de calculatie en de nacalculatie wezen we onder meer op het gevaar van te scherpe marges (vaak in de hoop om zo alle mogelijke projecten binnen te halen).

Zowel bij te weinig gedetailleerde, te late of vergeten communicaties als bij de versnipperde inhuur zou je kunnen hameren op discipline en stiptheid van je medewerkers, maar is de implementatie van een digitale communicatie- en inhuuroplossing geen veel structurelere optie? Een onlineplatform bijvoorbeeld dat zowel werfleiders als de planningsdienst overal en altijd een duidelijk overzicht geeft? Een digitale tool waarmee alle aanvragen van materiaal en machines gestroomlijnd worden en centraal beheerd kunnen worden?

De mogelijke voordelen van deze digitalisering zijn onmiskenbaar. Aanvragen gaan niet meer via een telefoontje of een whatsappje, maar worden gedocumenteerd op één centraal toegankelijke plaats. Iedereen volgt ook een uniforme werkwijze, wat de kansen op menselijke fouten verkleint. Gedaan dus met discussies, misverstanden of ‘vergeten’ aanvragen. Instructies over de aflever- en ophaallocatie en specificaties van een machine worden ook gedetailleerd doorgegeven. Op het einde van de rit heb je minder tijd verloren en minder kosten gemaakt. Dat kan tellen natuurlijk als argument.

Sneller en goedkoper inhuren

Dat het beslissingsproces om een machine in te huren (of omgekeerd, een eigen machine in te zetten) niet altijd optimaal verloopt, kon je hiervoor al lezen, maar naast ‘wie’ en ‘wat’ zijn ‘bij wie’ en ‘hoe’ belangrijke vragen bij het inhuren van materiaal. Wat als je bijvoorbeeld met één druk op de knop een offerteaanvraag zou kunnen uitsturen naar tientallen relevante verhuurders? En deze laatste even vlot zou kunnen antwoorden op de aanvraag. Het resultaat is een geautomatiseerd proces dat je planningsdienst veel werk uitspaart. En het gebruiksgemak, dat zit dan op hetzelfde niveau als wanneer we privématig verschillende offertes vergelijken via online marktplaatsen.

De ‘winst’ wordt nog groter als je je onnodige huurkosten tot een minimum kan herleiden. Hoe vaak gebeurt het niet dat een machine op een werf blijft staan terwijl ze daar eigenlijk niet meer nodig is? In allerijl een machine aanvragen, daar denkt een werfleider aan, maar ze op tijd afmelden, staat vaak minder hoog op de to-dolijst. Omdat er ondertussen andere prioriteiten opgedoken zijn, omdat hij denkt dat de collega’s van de planning dat wel zullen doen, of omdat er eenvoudigweg geen overzicht is van de huurtermijnen van alle machines. Als er al een huurtermijn is, want in veel huurcontracten staat wel een begindatum, maar geen einddatum.

Een gedigitaliseerd platform zou elk van deze inefficiënties kunnen oplossen. Met een centraal dashboard waarop alle huurdeals weergegeven worden, met (verplichte) einddatum en een knop om een machine eenvoudig af te melden of te verlengen. Nog interessanter wordt het als gebruikers proactief herinneringen krijgen wanneer een huurcontract bijna afloopt. En misschien kan je machines waarvan de huurperiode ongeveer op hetzelfde moment eindigt wel samen laten ophalen? Je vermijdt er in ieder geval onnodige huurkosten en veel ongenoegen mee. De verhuurder krijgt zijn ‘afgemelde’ machine namelijk terug om ze opnieuw te verhuren.

Bewaar het overzicht … altijd

Overzicht helpt je om vlotter, sneller (en dus goedkoper) te werken. Daarnaast biedt het je zeer nuttige inzichten voor toekomstige projecten. Je beschikt namelijk over historische data van de inhuurkosten of over de verhouding tussen de inzet van eigen middelen en de externe inhuur. Nattevingerwerk wordt dus vervangen door gefundeerde beslissingen op basis van ‘harde cijfers’. Als blijkt dat je een machine bijna het hele jaar door moet huren, kan je ze misschien wel beter aankopen. Staat een interne machine omgekeerd meer stil dan dat ze gebruikt wordt? Dan had je op basis van het duidelijke overzicht geweten dat deze investering in se niet nodig was.

Ook hier weer is de onderliggende boodschap: door te digitaliseren kan je je operationele werking optimaliseren. Op lange termijn helpen de inzichten je ook om kosten te besparen, weloverwogen investeringsbeslissingen te nemen en vooral … je administratie te verlichten en je kostbare medewerkers in te zetten waar dat écht nodig is.

Nog meer efficiënties

De digitalisering van het inhuurproces, de communicatie en de administratie is een belangrijke stap in het vlotte(re) verloop van je projecten. Bepaalde factoren kan je echter niet digitaliseren. Dat wil niet zeggen dat je je er niet bewust van moet zijn, want ook zij zorgen voor vertragingen en bijkomende kosten. Denk aan:

• Het gebruik van de verkeerde materialen;
• Werken die niet volgende de regels van de kunst uitgevoerd worden;
• Een gebrekkige voorbereiding vóór de opstart van de werf (onrealistische planning, onnauwkeurige opmetingen, te weinig vrijgemaakte resources, ontbrekende machines, …);
• Onduidelijkheid over de rolverdeling of verantwoordelijkheden (wie doet wat wanneer);
• Moeizame beslissingsprocessen (over extra materialen, extra mankracht, alternatieven bij slecht weer);
• Afwijkingen van ‘het plan’ op de werf of verschillen tussen theorie of praktijk.

Conclusie

In veel sectoren is de digitale transformatie al jaren geleden ingezet. De bouwsector sprong iets minder snel op de kar, maar vandaag is afwachten geen optie meer. Althans voor elke bouwonderneming die efficiënter, sneller en goedkoper wil plannen, communiceren en inhuren. Innovatieve oplossingen om fouten en inefficiënties op de werf te vermijden en je administratieve processen te automatiseren, zijn er ondertussen. Die niet onder de loep nemen, zou pas echt een fout zijn …